Så hanterar vi dina personuppgifter
Psykosociala förbundet värnar om din integritet. Vi vill att du ska känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. På den här sidan hittar du information om hur vi hanterar dina personuppgifter. Till personuppgifter räknas sådana uppgifter som kan användas för att identifiera en person; till exempel namn, adress, personsignum, telefonnummer, fotografier, uppgifter om hälsotillstånd, och så vidare. Vi utvecklar och uppdaterar vår hantering av personuppgifter när så behövs.
1. Registeransvarig
Psykosociala förbundet rf
Kanalesplanaden 19B 13
68600 Jakobstad
+ 358 50 525 1243
info@fspc.fi
2. Kontaktperson för registret
Petra Nummelin, verksamhetsledare
petra.nummelin@fspc.fi
+358 50 525 1243
3. Syftet med behandling av personuppgifter
Vi har en bred verksamhet och hanterar personuppgifter på olika sätt beroende på verksamhetsområde. Den här beskrivningen gäller vår psykosociala kursverksamhet, medlemstidningen Respons, vår fond Understödsfonden, samt anställdas, studerandes och förtroendevaldas personuppgifter, samt nödvändiga uppgifter som behövs för att arrangera evenemang, såsom föreläsningar.
Vi samlar in personuppgifter för att kunna skicka ut och administrera medlemstidningen Respons, för att förverkliga kursverksamheten, för att kunna hantera bidragsansökningar till Understödsfonden, för att förbundet ska kunna följa de lagliga skyldigheter den har som arbetsgivare, samt för fakturering och utbetalning av arvoden. Personuppgifterna samlas främst in via elektroniska formulär.
4. Varifrån får vi personuppgifterna?
Du ger själv ditt samtycke till att vi får behandla dina personuppgifter. Personuppgifter ges t.ex i samband med kursansökningar. Gällande tidningen Respons skickas den främst till medlemmar och prenumeranter, men även till instanser vars kontaktuppgifter är offentliga.
5. Hur lagras personuppgifterna?
Personuppgifterna lagras främst elektroniskt. Enbart den/de som har rätt att hantera dina uppgifter har tillgång till uppgifterna. Adressregisteruppgifter för medlemstidningen Respons lagras elektroniskt, skyddat med lösenord. Tryckeriet raderar personuppgiftsregistret efter distribution. Uppgifter om ansökta bidrag i Understödsfonden förvaras elektroniskt. Handlingar som rör kursansökningar lagras också elektroniskt. Personuppgiftshanteringen sker i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning och nationell lagstiftning.
6. Hur länge lagras personuppgifterna?
Personuppgifterna lagras så länge det är ändamålsenligt att lagra dem. Vår bokföringsbyrå lagrar personuppgifterna enligt uppdragsavtalet eller så länge som uppgifterna enligt lag ska bevaras. Tidningsprenumeranters personuppgifter lagras så länge prenumerationen fortlöper, och raderas därefter. Gällande kursverksamheten lagras personuppgifter ett år i pappersformat och 9 år elektroniskt. Uppgifter om ansökta bidrag i Understödsfonden förvaras tills ärendet är behandlat. Fakturor lagras enligt bokföringslagen.
7. Rättigheter
Personer som finns upptagna i medlemsregistret i sin lokala medlemsförening och därmed också i förbundets adressregister har rätt att få medlemstidningen Respons per post från tryckeriet och begära tillgång till, och rättelse av, sina personuppgifter. Så länge medlemskapet i lokalföreningen fortgår är det inte möjligt att begära radering av sina medlemsuppgifter.
Personer som är upptagna i anställdas, studerandes och förtroendevaldas personregister har rätt att kontrollera de egna uppgifterna. Om det finns felaktigheter i uppgifterna har personen rätt att begära att uppgifterna rättas.
Personer som har lämnat in en ansökan till förbundet (t.ex en kursansökan) har rätt att dra tillbaka sin ansökan, varefter personuppgifterna raderas. Personer som finns upptagna i något av förbundets personregister har rätt att inge klagomål till Dataskyddsmyndigheten.
8. Skyldighet att tillhandahålla uppgifter
Förbundets medlemsföreningar (=lokalföreningen) upprätthåller en förteckning över samtliga medlemmar.
Att fylla i och lämna in ansökningar för särskilt ändamål, bidrag eller kurser, innebär ett samtycke från den sökande. Detta är den skyldighet som krävs för att ansvarig personal ska kunna sköta medlemsservice, behandla ansökningar och beakta behovet som ligger till grund för dessa.
Som anställd, studerande eller förtroendevald har man skyldighet att uppge sina personuppgifter för att förbundet ska kunna följa de lagliga skyldigheter den har som arbetsgivare.
9. Överföring av personuppgifter
Dina personuppgifter kan överföras till underleverantörer, men endast om de bidrar till Psykosociala förbundets verksamhet och tjänster. För att säkerställa att dina personuppgifter behandlas på ett säkert sätt också av tredje part, till exempel det tryckeri som hanterar tidningsprenumeranters adressuppgifter, har vi gjort upp avtal gällande personuppgiftshanteringen. Vi lämnar i regel inte ut personuppgifter till någon utanför EU eller EES.
10. Hur vi informerar om ändringar och uppdateringar
Psykosociala förbundet förbehåller sig rätten att uppdatera och göra ändringar i vår dataskyddsbeskrivning.
Detta dokument har uppdaterats 30.1.2024.